Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Nortun Oy
Y-tunnus: 3641207-4
Kotipaikka: 65100 Vaasa
Sähköposti: karimlimam@nortun.fi
Verkkosivusto: nortun.fi

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme ja miksi

a) Yhteydenotot ja pilottihakemukset (nortun.fi)

Tiedot: Nimi, sähköpostiosoite, tilitoimiston/yrityksen nimi, puhelinnumero, lomakkeelle tai sähköpostiin vapaaehtoisesti annetut viestisisällöt.

Tarkoitus: Yhteydenottoihin vastaaminen, pilottiohjelman hakemusten käsittely, demojen sopiminen ja palveluista tiedottaminen.

Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (B2B-yhteydenottoihin vastaaminen ja liiketoiminnan edistäminen) sekä sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet rekisteröidyn pyynnöstä.

b) Asiakassuhteet ja sopimushallinta

Tiedot: Asiakasyrityksen yhteyshenkilöiden ja pääkäyttäjien nimet, työsähköpostiosoitteet, puhelinnumerot, tehtävänimikkeet, sopimustiedot, laskutustiedot ja viestintähistoria.

Tarkoitus: Sopimuksen täyttäminen, palvelun toimittaminen, laskutus, asiakasviestintä, vianmääritys ja asiakastuki.

Oikeusperuste: Sopimuksen täyttäminen; laskutus- ja kirjanpitoaineiston osalta lakisääteinen velvoite (kirjanpitolaki 1336/1997).

c) Palvelun käyttäjätunnistus ja lokitiedot (Karanteenikonsoli)

Tiedot: Käyttöoikeuden saaneiden kirjanpitäjien ja edustajien sähköpostiosoitteet, kirjautumistapahtumat, IP-osoitteet sekä konsolissa tehtyjen toimenpiteiden suorituslokit.

Tarkoitus: Pääsynhallinta, järjestelmän tietoturvan varmistaminen, väärinkäytösten estäminen sekä toimintojen todennettavuus (muuttumattoman kirjausketjun takaaminen).

Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietoturvasta huolehtiminen ja järjestelmän eheys) sekä lakisääteisten kirjanpitovaatimusten täyttäminen.

3. Mistä tiedot saadaan

Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti suoraan sinulta itseltäsi (verkkosivuston lomake, sähköposti, sopimusneuvottelut, konsolin käyttö) tai työnantajaltasi/edustamaltasi yritykseltä, kun tilitoimisto tai verkkokauppias nimeää sinut palvelun käyttäjäksi tai yhteyshenkilöksi.

4. Tietojen säilytysajat

• Yhteydenotot ja pilottihakemukset: Enintään 24 kuukautta viimeisestä yhteydenpidosta, ellei asiakassuhdetta synny tai pidempään säilyttämiseen ole oikeutettua syytä.
• Asiakassuhde- ja yhteystiedot: Asiakassuhteen ja sopimuksen voimassaoloajan, ja sen päättymisen jälkeen enintään 36 kuukautta mahdollisten sopimusperusteisten vaateiden käsittelemiseksi.
• Laskutus- ja kirjanpitoaineisto: Kirjanpitolain (1336/1997) mukaisesti vähintään 6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
• Karanteenikonsolin lokitiedot: Asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen enintään 12 kuukautta, ellei pidempi säilytys ole tarpeen tietoturvaloukkauksen tai väärinkäytöksen selvittämiseksi.

5. Vastaanottajat ja alihankkijat

Emme myy, vuokraa tai luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille suoramarkkinointitarkoituksiin.

Käytämme luotettavia palveluntarjoajia (henkilötietojen käsittelijöitä) sovellusalustan, tietokantojen, verkkosivuston ja ilmoitusten tekniseen toteutukseen:

Ilmoitusviestit sisältävät vain lukumäärän ja linkin konsoliin — eivät tilaus-, kauppias- tai loppuasiakastietoja. Ainoa Resendin käsittelemä henkilötieto on vastaanottajan oma sähköpostiosoite.

6. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tiedot tallennetaan ja käsitellään ensisijaisesti EU/ETA-alueella sijaitsevilla palvelimilla (Frankfurt, ilmoitusten osalta Irlanti).

Siltä osin kuin käyttämämme alihankkijat ovat yhdysvaltalaisia yhtiöitä tai hyödyntävät globaalia infrastruktuuria, tietojensiirrot perustuvat Euroopan komission EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) -riittävyyspäätökseen tai Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin (Standard Contractual Clauses, SCC).

7. Käsittelijärooli verkkokauppa- ja tilausdatassa

Kun tilitoimisto tai verkkokauppias käyttää Nortun-palvelua verkkokaupan tilausten ja myyntilaskujen automaattiseen siirtoon Procountor-järjestelmään, tilausdata sisältää verkkokaupan loppuasiakkaiden henkilötietoja.

Tämän datan osalta rekisterinpitäjänä toimii verkkokauppias tai tilitoimisto, ja Nortun Oy toimii ainoastaan henkilötietojen käsittelijänä. Kyseisestä käsittelystä sovitaan erillisellä henkilötietojen käsittelysopimuksella (DPA). Tämä tietosuojaseloste ei kata kyseistä käsittelyä.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on GDPR:n mukaisesti seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihin: Oikeus tarkastaa, mitä sinua koskevia henkilötietoja säilytämme.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
• Oikeus tietojen poistamiseen: Oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista, ellei meillä ole lakisääteistä velvoitetta (kuten kirjanpitolaki) tai muuta oikeudellista perustetta säilyttää tietoja.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen: Oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Oikeus saada meille toimittamasi tiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa.

Oikeuksien käyttäminen: Lähetä kirjallinen pyyntö osoitteeseen karimlimam@nortun.fi. Vahvistamme henkilöllisyytesi ennen pyynnön toteuttamista.

Valitusoikeus: Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli katsot henkilötietojesi käsittelyn rikkovan tietosuojalainsäädäntöä: Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi.

9. Evästeet ja seuranta

nortun.fi ei käytä kolmannen osapuolen seurantaevästeitä eikä kävijäanalytiikkaa. Sivusto on staattinen, ja yhteydenottolomake on ainoa interaktiivinen elementti.

10. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kehitämme palveluitamme jatkuvasti ja pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Olennaisista muutoksista ilmoitamme asiakkaillemme sähköpostitse tai palvelun kautta ennen muutosten voimaantuloa.